Slik fungerer det

Her er forløpet slik søkeren og saksbehandleren opplever det.

For den som søker

Leverandøren eller den pårørende trenger ingen konto for å sende inn. En bekreftet e-postadresse er nok, men man kan også opprette en konto hvis man skal sende inn flere søknader. Å opprette kontoen er gratis.

  1. Åpner lenken dere har delt

    Det som er fylt inn, lagres i nettleseren underveis, så et avbrutt skjema kan fullføres senere på samme enhet. Søkere med konto slipper e-postbekreftelsen og finner alle innsendte søknader samlet i sin oversikt. Skjemaet fungerer like godt på mobil som på PC.

  2. Velger gravplass og oppgir gravstedet

    Har fellesrådet flere gravplasser, velges riktig gravplass i skjemaet. Gravstedet skrives slik dere har bestemt, for eksempel «Felt B, rad 4, grav 17», og systemet tolker det etter deres oppsett.

  3. Beskriver gravminnet

    Materiale, høyde, bredde og tykkelse, inskripsjon og en skisse eller tegning. Vedtektene dere har valgt å vise, ligger rett ved skjemaet.

  4. Bekrefter e-postadressen og sender inn

    En engangskode sendes til adressen. Etter innsending får søkeren en kvittering med saksnummer og en lenke for å følge saken.

  5. Svarer på spørsmål, eller sender ny versjon

    Spør saksbehandleren om noe, får søkeren e-post og svarer i saken. Ber dere om endringer, sender søkeren inn en ny versjon, og den forrige beholdes.

For saksbehandler

Alt som skal til for å avgjøre saken, ligger på én skjerm, med grensene deres allerede sjekket.

  1. Søknaden ligger i innboksen

    Filtrer på gravplass, status eller skjema, og lagre visningene dere bruker ofte. Oversikten viser hvor mange meldinger fra søkere som venter på svar.

  2. Målene er sjekket mot grensene

    Under søknaden ser dere hva søkeren har oppgitt (høyde, bredde, tykkelse, materiale), hvilke grenser som gjelder for akkurat dette gravstedet, og hva som eventuelt er over. Hvert varsel viser hvilken regel og hvilken paragraf det bygger på.

  3. Still spørsmål i saken

    Skriv til søkeren direkte fra saken. Søkeren får e-post med lenke tilbake, og svaret havner i samme tråd. Interne notater holdes adskilt fra det søkeren ser.

  4. Be om endring når noe mangler

    I stedet for å avslå, kan dere be om tilleggsinformasjon. Søknaden får status «Trenger tilleggsinformasjon», og når søkeren sender en ny versjon, viser systemet hva som er endret fra forrige.

  5. Fatt vedtaket

    Godkjenn eller avslå med begrunnelse. Søkeren varsles på e-post. Ved godkjenning ligger godkjenningsbeviset klart, med fellesrådets logo, saksnummer, gravsted og dato, og om ønskelig hele meldingsloggen.

Oppsettet gjør dere én gang

Det tar en ettermiddag, og vi hjelper gjerne.

Gravplassene
Legg inn hver gravplass fellesrådet forvalter, med adresse og kontaktinformasjon.
Skjemaet
Start fra et ferdig skjema for søknad om gravminne, og endre felt, tekster og hva som er obligatorisk.
Vedtekter og grenser
Last opp vedtektene, og legg inn de maksimale målene og tillatte materialene per gravplass og felt, med henvisning til paragraf.
Gravstedsformat
Fortell systemet hvordan gravsteder skrives hos dere (felt, rad, nummer), slik at riktige grenser finnes automatisk.
E-post og medarbeidere
E-postene sendes i fellesrådets navn, med deres logo, farge og signatur. Inviter kollegaene som skal behandle søknader.

Det er enkelt å komme i gang

Det går raskt å opprette en konto for organisasjonen, legge inn gravplassene og reglene som gjelder hos dere. Vi hjelper så klart til i hele prosessen med oppsettet.

Kom i gang Ta kontakt